Front erkunden

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29. August 2023 – Der Umsatzzyklus im Gesundheitswesen gliedert sich in drei Teile: Front-End, Mid-Cycle und Back-End. Ein großer Schwerpunkt liegt auf Mid- und Back-End-Funktionen wie Codierung und Abrechnung, Schadensmanagement und Ablehnungsmanagement. Was jedoch vor einer klinischen Begegnung geschieht, kann einen großen Einfluss auf die Effizienz des Umsatzzyklus haben.

Zu den Front-End-Ertragszyklusprozessen gehören unter anderem die Patientenplanung, die Versicherungsüberprüfung, die Finanzberatung und die Patienteneinziehung im Vorfeld. Diese Funktionen sind für die genaue und zeitnahe Erstellung von Ansprüchen und die Erhebung von Einnahmen von entscheidender Bedeutung.

Dennoch stehen Gesundheitsdienstleister bei Front-End-Ertragszyklusprozessen vor vielen Herausforderungen. Beispielsweise können unvollständige oder ungenaue Patientendaten, die bei der Registrierung erfasst werden, zu Fehlern bei den Ansprüchen führen, was zu Verzögerungen bei der Erstattung und zur Ablehnung von Ansprüchen führen kann. Viele Anbieter verlassen sich außerdem immer noch auf manuelle Prozesse, um die Aufgaben des Front-End-Umsatzzyklus abzuschließen, was den Umsatzzyklus verzögert.

Für den finanziellen Erfolg von Gesundheitsdienstleistern ist es von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, was das vordere Ende des Umsatzzyklus im Gesundheitswesen darstellt, wie Effizienz und Leistung verfolgt werden können und welche Schlüsselstrategien zur Optimierung es gibt.

Das vordere Ende des Umsatzzyklus im Gesundheitswesen bezieht sich auf die ersten Schritte und Prozesse bei der Erfassung und Verwaltung von Patienteninformationen, der Überprüfung des Versicherungsschutzes und dem Einzug von Patientenzahlungen für medizinische Leistungen. Es handelt sich im Wesentlichen um die Anfangsphase des finanziellen Arbeitsablaufs in jeder Gesundheitsorganisation.

Zu den Schlüsselkomponenten des Front-End-Umsatzzyklus gehören:

Da jeder Schritt des Front-End-Umsatzzyklus den Patienten betrifft, wird dieser Teil des Umsatzzyklus häufig unter dem Dach des Patientenzugangs zusammengefasst. Der Patientenzugang kann jedoch auch die Koordination der Pflege, die Patienteneinbindung, den Zugang zu verschreibungspflichtigen Medikamenten und die Patientenaufklärung umfassen, um nur einige Kernfunktionen zu nennen.

Die Front-End-Prozesse spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung einer genauen und zeitnahen Einnahmenerhebung für die von Gesundheitsdienstleistern erbrachten Dienstleistungen. Die effiziente Ausführung dieser Front-End-Prozesse trägt dazu bei, den Umsatzzyklus zu rationalisieren, Abrechnungsfehler zu minimieren und einen stetigen Umsatzfluss für Gesundheitsorganisationen sicherzustellen. Es ist ein wesentlicher Aspekt der allgemeinen finanziellen Gesundheit einer Gesundheitseinrichtung.

Da der Front-End-Umsatzzyklus so erheblich zur finanziellen Gesundheit beiträgt, müssen Gesundheitsorganisationen die Genauigkeit und Effizienz überwachen, um einen reibungslosen Umsatzzyklus sicherzustellen. Key Performance Indicators (KPIs) sind wesentliche Kennzahlen, die Gesundheitsorganisationen dabei helfen können, die Leistung des Front-End-Umsatzzyklus zu bewerten.

Es gibt mehrere KPIs für Front-End-Umsatzzyklusprozesse, die von der Healthcare Financial Management Association (HFMA) entwickelt wurden. Bei diesen HFMA MAP Keys handelt es sich um strategische KPIs, die einen Standard für die Exzellenz des Umsatzzyklus in Krankenhäusern, ambulanten Anbietern, Ärzteorganisationen und anderen Arten von Gesundheitsdienstleistern festlegen. Die KPIs stützen sich auf Daten aus verschiedenen monatlichen Finanz- und Umsatzzyklusberichten.

Zu den von HFMA MAP Keys identifizierten KPIs für Front-End-Umsatzzyklusprozesse gehören:

Die Überwachung dieser KPIs liefert Einblicke in die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, identifiziert Bereiche mit Verbesserungspotenzial und stellt sicher, dass der Umsatzzyklus reibungslos funktioniert. Diese KPIs liefern wertvolle Einblicke in die Leistung des Front-End-Umsatzzyklus und helfen Gesundheitsorganisationen dabei, Prozesse zu optimieren, die Patientenzufriedenheit zu steigern und bessere finanzielle Ergebnisse zu erzielen.

Laut „The Change Healthcare 2020 Revenue Cycle Denials Index“ werden fast die Hälfte der Ablehnungen von Ansprüchen durch Probleme im Front-End-Umsatzzyklus im Zusammenhang mit Registrierung, Berechtigung und Autorisierung verursacht. Auch Front-End-Probleme stehen seit 2016 ganz oben auf der Liste der Ablehnungsgründe. Gesundheitsorganisationen sollten der Optimierung des Front-End-Umsatzzyklus Vorrang einräumen, um Rückerstattungsverzögerungen und Anspruchsablehnungen im Back-End zu verhindern.

Die Schulung des Personals ist eine Schlüsselstrategie zur Optimierung der Leistung des Front-End-Umsatzzyklus. Das Front-End-Personal muss wissen, wie es mit Patienten kommuniziert, um genaue und vollständige Informationen für Abrechnungszwecke zu erhalten. Da die Gesundheitsbranche darauf abzielt, die Preistransparenz zu erhöhen, müssen die Mitarbeiter im Frontend auch wissen, wie sie die Kosten der Pflege besprechen und den Patienten dabei helfen können, die beste Möglichkeit zu finden, die Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen.

Neue Mitarbeiter sollten an Orientierungs- und Onboarding-Programmen teilnehmen, um sich mit den spezifischen Richtlinien der Organisation vertraut zu machen. Kontinuierliche Schulungen und Schulungen sind jedoch von entscheidender Bedeutung, um die Prozesse des Front-End-Umsatzzyklus bei sich ändernden Situationen zu optimieren. Insbesondere müssen die Mitarbeiter im Front-End die Versicherungspolicen selbst verstehen und in der Lage sein, diese den Patienten mitzuteilen. Praxisnahe Workshops können den Mitarbeitern helfen, die Herausforderungen der realen Welt zu verstehen und ihnen ermöglichen, Problemlösungen in einer kontrollierten Umgebung zu üben.

Die Automatisierung von Front-End-Umsatzzyklusprozessen ist eine weitere Schlüsselstrategie zur Optimierung des Front-End-Umsatzzyklus.

Viele Umsatzzyklusprozesse basieren bis zu einem gewissen Grad auf manueller Arbeit. Am Anfang des Umsatzzyklus kann der manuelle Charakter des Umsatzzyklus später zu vermeidbaren Fehlern führen. Beispielsweise können Front-End-Mitarbeiter wichtige Patientendatenelemente übersehen, die Back-End-Mitarbeiter benötigen, um einen sauberen Anspruch einzureichen. Ebenso kann das Versäumnis, die Versicherung nachzuweisen, Kostenträger dazu veranlassen, Ansprüche zurückzufordern, weil eine Leistung nicht abgedeckt ist. Dies ist laut Change Healthcare Index einer der Hauptgründe für die Ablehnung von Ansprüchen.

Darüber hinaus können IT-Systeme, die keine Daten austauschen und kommunizieren, den Umsatzzyklus verlangsamen. Wenn die Technologie keine Daten aus anderen IT-Systemen abrufen kann, müssen Front-End-Mitarbeiter möglicherweise relevante Daten manuell eingeben. Menschliche Fehler kommen häufig vor und die manuelle Dateneingabe verlangsamt den gesamten Umsatzzyklus.

Gesundheitsorganisationen sollten eine digitale Vorregistrierung implementieren, um die manuelle Dateneingabe und den Zeitaufwand für die Patientenregistrierung zu reduzieren. Patientenportale können eine digitale Vorregistrierung bereitstellen, die Patienten dazu ermutigt, Informationen, einschließlich des Versicherungsschutzes, zu vervollständigen und zu überprüfen. Diese Tools können auch eine Online-Terminplanung ermöglichen, um das Patientenmanagement zu optimieren.

Auch Selbstbedienungskioske am Check-in können einen optimierten Registrierungsprozess unterstützen. Patienten können ihre Informationen eingeben und überprüfen, während die Technologie die relevanten Daten für Umsatzzykluszwecke abruft.

Darüber hinaus können automatisierte Tools zur Versicherungsüberprüfung die Prozesse im Front-End-Umsatzzyklus rationalisieren. Diese Tools lassen sich in Kostenträgerdatenbanken integrieren, um den Versicherungsschutz und die Leistungen eines Patienten in Echtzeit zu überprüfen. Durch die Implementierung der Technologie kann der Verifizierungsprozess beschleunigt und das Risiko manueller Dateneingabefehler verringert werden.

Schließlich können digitale Zahlungsoptionen den Bargeldeinzug am Point-of-Service verbessern, indem sie die Zahlung für Patienten bequemer machen. Patienten fordern von ihren Anbietern ein komfortableres, digitales Finanzerlebnis und viele sind bereit, anderswo Hilfe in Anspruch zu nehmen, um das gewünschte Erlebnis zu erhalten. Gesundheitsorganisationen sollten erwägen, Kreditkarten für einfache Zahlungen aus eigener Tasche aufzubewahren oder One-Tap-Zahlungsoptionen wie Apple Pay über ein sicheres Patientenzahlungssystem zu implementieren.

Der Einsatz von Technologie kann nicht nur die Prozesse des Front-End-Umsatzzyklus rationalisieren, sondern auch die Mitarbeiter bei der Bewältigung eines komplexen Zyklus unterstützen. Gesundheitsorganisationen müssen sich auf die Optimierung des Front-Ends des Umsatzzyklus konzentrieren, um kostspielige Fehler und Nacharbeiten zu reduzieren. Die Leistung des Frontends wirkt sich auch auf Patienten aus, die ihre Rechnungen eher bezahlen und zur Behandlung zurückkehren, wenn der Frontend-Einnahmezyklus reibungslos verläuft.